الهدف:
انجاز عملية قبول الطلبة في المعهد من حيث تشكيل اللجان والمشاركة الفاعلة من مختلف اقسام المعهد ومتابعة الطلبة إداريا منذ بداية القبول لحين التخرج وكذلك تمشية كافة معاملات خريجي المعهد للسنوات السابقة والحالية, وتوفير خدمة الاسكان الداخلي للطلبة المحافظات المقبولين في معهدنا.

مهام وواجبات القسم :

الوحدة الادارية : 

1. احالة البريد الوارد للقسم الى الشعب بعد اطلاع مدير القسم عليه وتنسيبه حسب العائدية.
2. استلام ومتابعة الطلبيات الداخلية والخارجية للشراء لتلبية احتياجات القسم من قرطاسية وغيرها.
3. استلام الاوامر الادارية الخاصة بمنتسبي القسم ( المشاركة في اللجان, كتب الشكر, العقوبات, العلاوات, ......الخ ) .
4. تعميم كتب التعاميم على المنتسبين .
5. توزيع البريد الصادر من القسم الى الاقسام الاخرى في المعهد.
6. تهيئة الزمنيات والاجازات الخاصة بمنتسبي القسم واعداد الموقف الصباحي  .

شعبة التسجيل :
أولاً : وحدة التسجيل والهويات :

1. تسجيل قبول الطلبة في المعهد .
2. اصدار هويات تعريفية لهم لحين التخرج .
3. إصدار أوامر إدارية بتنقلات الطلبة بين الاختصاصات لقسمين مختلفين او التنقل في قسم واحد  وبشرط وجود شاغر,والانسحاب من المعهد و تنقلات من اختصاص لأخر وذلك بسبب عدم توفر اللياقة البدنية وفي حالة الطالب المرقن قيده ويرغب بالإعادة الى المعهد تنفيذاً لتعليمات وزارة التعليم العالي والبحث العلمي و الرسوب خلال العام الدراسي وترقين قيد الطالب خلال العام الدراسي إما لرسوبه العام السابق وتجاوز غياباته للعام الحالي أو لرسوبه للعام السابق وعدم مباشرته للعام الحالي وتأجيل الطلبة ومباشرات الطلبة .
4. توثيق كتب صحة صدور ( ســـري ).
5. الإجابة على المراسلات.
6. ترشيق ملفات الخريجين.
7. اعداد معاملة براءة الذمة .
8. أعداد قوائم بأسماء طلبة المعهد.

ثانياً : وحدة الغيابات والمخصصات :

1. متابعة غياب الطلبة للمواد النظرية ومادة التدرب العملي مع الاقسام التدريسية .
2. بعد ورود الإجابة يتم إدخال الوحدات الوزنية لكافة الاختصاصات في البرنامج الخاص بالغيابات في الحاسبة    للمرحلتين الأولى والثانية وفي بداية كل عام دراسي جديد .
3. إدخال أسماء الطلبة وتاريخ مباشرتهم في الحاسبة للمرحلتين الأولى والثانية.
4. تأشير موقف الغيابات الواردة من الاقسام وفق استمارة ضبط غيابات الطلبة في المحاضرات النظرية والتدريب العملي .
5. إدخال غيابات الطلبة يومياً في الحاسبة ضمن برنامج الغياب بموجب الغيابـــــات الــــــــواردة من الأقسام التدريسية .
6. حذف غيابات الطلبة المتفرغين لاسباب مختلفة حسب الاوامر الصادرة من وحدة التسجيل .
7. طبع شريط الغيابات كل (15) خمسة عشر يوماً وبنسختين .
8. رفع مذكرة داخلية للسيد مدير القسم ومرفق معها شريط الغياب للمرحلتين الاولى والثانية لغرض توقيعها ومن ثم ترسل للسيد معاون مدير المعهد لشؤون الطلبة للاطلاع عليها .
9. ارسل نسخة من شريط الغيابات مع المذكرة للأقسام التدريسية لغرض اعلانها للطلبة. 
10. طباعة مخصصات الطلبة شهرياً بعد احتسابها حسب برنامج خاص في الحاسبة واعتماداً على الغيابات  علماً بأن المخصصات لا تشمل الطلبة الذين لديهم سنة رسوب أو المرقنة قيودهم, أما الطلبة المؤجلين فلا تشملهم إلا بعد مرور سنة على تاريخ صدور الأمر الإداري الخاص بتأجيلهم 
11. رفع مذكرة مع قوائم المخصصات للسيد مدير القسم للتوقيع.
12. تسجيل المذكرة في سجل الصادر للقسم وإعطاء نسخة منها إلى القسم المالي مع القوائم. 
13. طباعة الإعلانات الخاصة بالقبول.
14. طباعة الاستمارات الخاصة بالقبول مثل ( استمارة الكفالة، استمارة الاختيارات، استمارة فحص اللياقة البدنية...الخ ).  
15. طبع قوائم بأسماء واختصاصات الطلبة حسب الاختيارات والمجموع التنافسي. 
16. طباعة وثائق التخرج. 
17. طباعة كتب تأييد للطلبة والخريجين. 
18. طباعة مراسلات للطلبة والخريجين. 
19. طباعة أوامر أدارية مختلفة. 
20. طباعة جداريات للخريجين. 
21. طباعة استمارة براءة الذمة للطلبة عند التخرج.
22. طباعة هويات طلبة المرحلة الأولى مع هويات بدل تالف وبدل ضائع. 
23. طباعة كتب صحة الصدور. 
24. طباعة كتب  تصديق الوثائق. 
25. طباعة وثائق تخرج بالدرجات للخريجيـن الأوائل والخريجين ضمن قنوات المتميزين في دوائر القطاع النفطي.
26. طباعة وثائق تخرج بالدرجات وباللغتين العربية والانكليزية معنونه الى من يهمه الامر.
27. طبع قوائم المرشحين من ال 10% الأوائل لإكمال الدراسة خارج القطر .
28. طبع قوائم ال 10% الاوائل المرشحين لإكمال الدراسة في الجامعات العراقية .
29. طبع قوائم بأسماء خريجي المعهد وإرسالها الى وزارة النفط .
30. طبع مخطط لأسماء الطلبة الموزعين على القاعات الدراسية لغرض الامتحانات النهائية للمرحلتين الاولى والثانية وللدورين الأول والثاني .

ثالثاً : وحدة الاحصاء : 

1. طباعة إحصائيات شهرية تبين حركة أعداد الطلبة للمرحلتين الأولى والثانية وكما يلي: 
   - تدقيق السجل الخاص بوحدة التسجيل والهويات
   - إعداد وطبع الاحصائية 
   - رفع مذكرة بالاحصائية و إرسالها إلى مدير القسم للتوقيع 
   - تسجيل  المذكرة في سجل الصادر للقسم 
2. طباعة احصائية سنوية بأعداد الخريجين وحسب إجراءات الفقرة (1) ما عدا ( أ) حيث يتم تدقيق النتائج للدورين الأول والثاني ويتم رفعها بمذكرة داخلية إلى قسم الدراسات والتخطيط.
3. أعداد وطباعة احصائية سنوية لاعداد الطلبة وترفع بمذكرة داخلية الى قسم ادارة الموارد البشرية بعنوان مبادى دليل الشفافية .
4. تقوم الوحدة بأعداد احصائية بأعداد الطلبة بعنوان ( استمارات التعليم الموازي ) ويتم رفعها بمذكرة داخلية الى قسم الدراسات والتخطيط.
5. أعداد احصائيات باعداد الطلبة ويتم رفعها بمذكرات الى ديوان الرقابة المالي ( العاملين في المعهد )
6. عمل برامج خاصة بالطلبة (الغيابات والمخصصات).
7. توثيق اضابير الطلبة المرقنة قيودهم منذ تأسيس المعهد وحتى طلبة السنة الدراسية الحالية.
8. عمل برنامج يثبت السيره الدراسية للطلبة وترحيلها الى شعبة الخريجين.

شعبة الخريجين :
 
اولاً : وحدة التأييد والوثائق والمراسلات :

أ- كتب التأييد:
اعداد التأييد والوثائق والمراسلات  باستلام طلب من الخريج :
•    الى (من يهمه الامر ) والى جهات اخرى.
•    منح وثائق التخرج  بدون درجات للخريجين داخل وخارج القطاع النفطي وجهات اخرى
•    الشهادة الجدارية للخريجين
•    وثائق تخرج بالدرجات للخريجين الــ10% الأوائل
•    منح وثائق التخرج بالدرجات للخريجين ( ضمن قنوات المتميزين ) من المعينين في    دوائر القطاع النفطي
•    منح الوثائق للخريجين المقبولين في الجامعات المسائية والاهلية
•    منح وثائق بالدرجات للمعينين خارج القطاع النفطي
•    منح وثائق بالدرجات للمعينين داخل القطاع النفطي
•    منح وثائق التخرج بالدرجات للخريجين الغير معينين في دوائر القطاع النفطي او فاسخي العقد
•    منح وثائق التخرج بدون درجات او بالدرجات للخريجين الراغبين بإلغاء تعهداتهم

ب‌ - الإجابة على المراســــــــــــــــــلات 

ثانياً : وحدة صحة الصدور والتأشير :
أ‌-     إصدار كتاب صحة صدور الوثائق والتأييد.
ب‌-     صحة صدور (سري)  لوثائق وكتب تأييد الخريجين.

ثالثاً : وحــدة متابـــعة خريــجي المعهد :

1-    اعداد كتب رسمية الى الجهات التي تم توزيع الخريجين عليها للتأكد من مباشرة واستمرار الخريجين المذكورين بأوامر التعيين المركزية بالعمل لديهم من عدمه.                                              
2-    بالاعتماد على اجابة الجهات المذكورة في الفقرة (1) اعلاه يتم اعداد وتهيئة استمارة الاستبيان الخاصة بخريجي المعهد.
3-    اجراء زيارة ميدانية الى الدوائر والشركات التي يعمل بها خريجي المعهد لغرض توزيع استمارات الاستبيان على المسؤول المباشر في موقع.
4-    بعد اجراء الزيارة الميدانية الى الدوائر والشركات يتم اعداد محضر للزيارة يتم تدوين كافة الامور التي تمت مناقشتها بالزيارة الميدانية وعن الاستفسارات التي تقوم الاستفسار عنها الشركات والاجابات عنها .
5-    فرز الاستمارات حسب الاختصاص والموقع وفق استمارة فرز اختصاصات الخريجين الخاصة بالاستبيان .
6-    اعداد مذكرة داخلية الى شعبة الجودة والتقييم المؤسسي مرفق معها استمارة الفرز مع النسخة الاصلية من استمارات الاستبيان الواردة الينا من الشركات بعد تقييم الخريجين المعينين لديهم لغرض اجراء عملية الدراسة والتحليل للبيانات الواردة فيها .

شعبة الاسكان :

أولاً : وحدة الادارة والاسكان :
1-    رئاسة لجنة إسكان الطلبة التي يتم تشكيلها في بداية كل عام دراسي جديد لإستقبال طلبة المحافظات في الأقسام الداخلية وبالتنسيق مع مسؤول وحدة الإسكان و مسؤول وحدة المخازن و مسؤول وحدة الخدمات.
2-     الإشتراك بلجنة الجرد السنوي الخاص بشعبة إسكان الطلبة.
3-    المصادقة على سجل كشف الخفارة المسائية الخاص بالوجبات المسائية في شعبة إسكان الطلبة, والإجتماع بشكل يومي مع مسؤول الوجبة المسائية لكل وجبة.
4-    إقامة إجتماعات دورية لكافة منتسبي الشعبة والوجبات المسائية للتباحث في الأمور التي تخص العمل وتبليغهم بكافة التوصيات وحل جميع المعوقات التي تعترض سير الأعمال وإتخاذ ما يلزم بشأنها .
5-    المصادقة على براءة الذمة للطلبة وعلى الطلبيات الداخلية والخارجية .
6-    الاشراف على حضور طلبة الاقسام الداخلية والذي يتم العمل به من قبل مشرفو الاقسام الداخلية حصراً .
7-    رفع مذكرات داخلية الى مدير قسم ادارة الطلبة لا حالتها الى السيد معاون مدير المعهد لشؤون الطلبة بحق الطلبة المخالفين لشروط وتعليمات السكن كحالات التأخير وحيازة المواد الممنوعة وحالات التجاوز الأخرى.
8-    الإشراف على تهيئة بنايات الاقسام الداخلية واشعار الجهات ذات العلاقة من خلال المذكرات الداخلية وبالتنسيق مع كافة وحدات شعبة الاسكان عن حاجة الابنية الى الاصلاحات والترميمات الضرورية وعن حاجة الاقسام الداخلية الى شراء مواد كهربائية وانشائية واجهزة تبريد وبرادات وفلاتر واثاث بالإضافة الى اعمال الصيانة الضرورية في الاقسام الداخلية.
9-    الاشراف على منظومة الكاميرات الرئيسية وشاشات العرض المركزية المخصصة لمراقبة كل مايجري في بنايات الاقسام الداخلية ورفع مذكرات داخلية الى مدير القسم لغرض احالتهم الى (لجنة الكاميرات في المعهد) في حالة حدوث اي خلل فيها لغرض الصيانة.
10-       متابعة البريد اليومي لشعبة الاسكـــان من خلال الموظف المخول بإستلام البريـــد من ادارة القسم والإطلاع والإجابة على ما يرد فيه وتبليغ كافــة منتسبي الوحدة بالتعليمات والتوصيات الجديدة وكل ما يخص امور العمل وحفظ الكتب الرسمية المهمة في اضابيرها الخاصة وتوثيق الاجابات الصادرة من الشعبة.
11-    اعداد وكتابة التقارير الشهرية الخاصة باعمال الشعبة .
12-    تهيئة بنايات الأقسام الداخلية وتوفير كافة مستلزمات السكن للطلبة بالتنسيق مع السيد مسؤول وحدة المخازن و مسؤول وحدة الخدمات.
13-    توجيه المشرفين وتنظيم الوجبات المسائية وتوزيع الواجبات عليهم.
14-    الإشتراك بلجنة استقبال الطلبة وبالتنسيق مع السيد مسؤول الشعبة و مسؤول وحدة المخازن و مسؤول وحدة الخدمات, حيث يتم إستقبال الطلبة في بداية كل عام دراسي جديد وتسجيل كافة المعلومات الخاصة بكل طالب مشمول بالسكن في الأقسام الداخلية 
15-    توزيع الطلبة على غرف بنايات الأقسام الداخلية وحسب الاعداد في خطة القبول الواردة من الوزارة , وبالتنسيق مع الوجبات المسائية في شعبة الاسكان.
16-    متابعة توفير مادة الغاز بالتنسيق مع السيد مسؤول الشعبة و وحدة المخازن و وحدة الخدمات.
17-    القيام برفع مذكرات داخلية الى السيد مسؤول الشعبة بأمور تتعلق بمخالفات الطلبة الساكنين في بنايات الاقسام الداخلية, حيث يقوم مسؤول وحدة الاسكان وبالتعاون مع مراقبي الاسكان (المشرفين) في الوجبات المسائية بكشف حالات عدم التزام الطلبة بأمور السكن, كعدم التزام الطالب بالسكن في المكان المخصص له, والتنقل من غرفة الى اخرى بدون علم الإدارة وعدم الالتزام بالنظافة والهدوء والتأثير على بقية الطلبة الساكنين في بنايات الاقسام الداخلية, والعبث بالكهرباء والمجمعات الصحية والمطابخ والقيام بإعمال تخريب وبث الدعايات الكاذبة والافكار الطائفية بين الطلبة وكل ما من شأنه الأخلال بالأمن العام 
18-    الإشراف على كاميرات المراقبة المركزية ومراقبة كل ما يجري داخل الأبنية وفي أروقة الأقسام الداخلية.
19-    الاشتراك بعملية (انتخابات ممثلي الطلبة في الاقسام الداخلية) بالتعاون مع كادر شعبة إسكان الطلبة.           
20-    إعداد سجل اساس بكافة اسماء الطلبة المقبولين في الاقسام الداخلية مع ذكر اعدادهم واماكن سكنهم و محفظاتهم  والمرحلة الدراسية وتخصصاتهم, والقيام بتزويد الوجبات المسائية ومسؤول الاستعلامات بنسخ منه.
21-    اعـــداد اضبارة (شؤون الطلبة) ليتم فيها حفظ كافـــة الاوامر الادارية المتعلقة بالطلبة كحالات انسـحاب الطلبــة  مــن الاقسام الداخلية وفقدان هويات والتعهدات الخطية للمخالفين وحالات الفصل والانذار وكتب الشكر.  
22-    القيام بعمليات الجرد والعد والفرز لكافة موجودات شعبة الاسكان من اجهزة كهربائية واثاث وعزل المواد الصالحة عن العاطلة, وبيان احتياجات الشعبة للمواد والاجهزة الكهربائية المطلوبة لسد احتياجات الاقسام الداخلية وذلك من خلال رفع طلبيات شراء الى الجهات ذات العلاقة .
23-    القيام بعمليات شطب المواد التالفة والعاطلة, حيث يقوم مسؤول وحدة المخازن وبالتنسيق مع مسؤول الشعبة برفع مذكرات داخلية خاصة بشطب المواد الى لجان الشطب المشكلة في معهدنا لغرض فحص المواد ومن ثم شطبها.
24-    المساهمة في عملية انتخابات ممثلي الطلبة لدى شعبة الإسكان لغرض التنسيق مع كادر الشعبة لتوفير الاحتياجات اللازمة من المواد للطلبة الساكنين.

ثانياً : وحدة الاستعلامات وكاميرات الاسكان :
1-    التواجد مع شرطة حماية المعهد في البوابة الخلفية .
2-    السيطرة على البوابة الخارجية في شعبة الاسكان .
3-    منع دخول الغرباء الى المعهد ومنع خروج الموظفين بدون موافقات رسمية .
4-    العمل على متابعة الكاميرات اثناء الدوام الرسمي والمناوبة .
5-    متابعة منظومة الإطفاء. 
6-    متابعة منظومة الإنذار المبكر .
7-    السيطرة الالكترونية عن طريق جهاز الموبايل للكاميرات .
8-    استقبال الضيوف الزائرين  في استعلامات شعبة الاسكان ومنع دخولهم الى داخل الاقسام الداخلية.
9-    تدقيق هويات طلبة الاقسام الداخلية عند دخولهم وخروجهم من باب الاستعلامات وذلك من خلال مطابقتها مع قائمة اسماء طلبة الاقسام الداخلية المرسلة من قبل مسؤول وحدة الأسكان.
10-    حفظ الامانات الخاصة بطلبة الاقسام الداخلية في المكان المخصص لها.
11-     تثبيت كافة التعليمات والتبليغات الهامة لطلبة الأقسام الداخلية في لوحة الأعلانات الخاصة بالأستعلامات, كالألتزام بأوقات الدخول للأقسام الداخلية وعدم التأخير مساءا حيث يكون وقت دخول الطلبة للأقسام الداخلية لغاية الساعة 9مساءا في فصل الصيف ولغاية الساعة 8مساءا في فصل الشتاء وكذلك عدم حيازة المواد الممنوعة مثل الكاميرات-الهيترات-المدافئ الكهربائية- اجهزة مضخم الصوت – الادوية المخدرة-المسكرات-الاسلحة-الالات الجارحة-المرفقعات-النركيلة-الألعاب النارية.
12-    التنسيق مع شرطة حماية المعهد لمنع دخول اي شخص غريب وتفتيش طلبة الأقسام الداخلية ومصادرة المواد الممنوعة وتسليمها الى مسؤول الأستعلامات. 
13-    يتم تدوين كافة اسماء الطلبة المخالفين من حيث التأخير عن الوقت المحدد للدخول للأقسام الداخلية ولحيازة المواد الممنوعة او لحالات التجاوز الاخرى في السجل الخاص بالتعهدات وبالتعاون مع مسؤول الوجبة المسائية ,حيث يتم تسجيل نموذج تعهد خطي من قبل الطالب بالألتزام بضوابط السكن وعدم تكرار المخالفة مستقبلاً, ويقوم مسؤول الأستعلامات بسحب هوية الاقسام الداخلية للطالب المخالف مع تسجيل اسم الطالب المخالف والمرحلة ورقم الغرفة ورقم البناية والقسم والأختصاص وسبب المخالفة واخيرا توقيع الطالب على التعهد الخطي, ورفعها الى مسؤول الشعبة ويتم استدعاء الطلبة المخالفين ومحاسبتهم, حيث يقوم بعمل مذكرات داخلية للجهات العليا (السيد معاون مدير المعهد لشؤون الطلبة) بضرورة اتخاذ عقوبات إنضباطية لكل طالب مخالف وغير ملتزم ولديه اكثر من تعهد, وتحفظ كافة التعهدات الخطية للطلبة في إضبارة التعهدات والانذارات .
    
مهام لجنة إستقبال الطلبة :
1-     يتم تشكيل (لجنة استقبال الطلبة) في الاقسام الداخلية, وتتألف اللجنة من مسؤول الشعبة ومسؤول وحدة الاسكان ومسؤول وحدة المخازن ومسؤول وحدة الخدمات.
2-    تقوم اللجنة بتوزيع استمارة السكن (لكل طالب) ثم يقوم الطالب بملئ استمارة السكن بالمعلومات المطلوبة مع جلب المستمسكات التالية:
أ- مباشرة القسم
ب‌-    هوية الاحوال المدنية ( استنساخ ملون )
ت - شهادة الجنسية    (استنساخ ملون )    
ث - البطاقة التمونية                =
ج - بطاقة السكن                   =
ح - صور شخصية عدد (2)
 حضور كفيل الطالب شخصياً وتسجيل اسمه وتوقيعه ورقم هاتفه, وتحفظ كافة المستمسكات اعلاه في إضبارة خاصة بعد تدقيقها من قبل مسؤول وحدة الاسكان ويتم رزمها في غرفته.
3-    يقوم مسؤول وحدة الادارة والاسكان وبالتنسيق مع الوجبات المسائية بتوزيع الطلاب على غرف البنايات.
4-    يقوم م.وحدة المخازن بتجهيز الطلاب بمايحتاجونه من اثاث ويتم جرد جميع موجودات الغرفة على الطلبة الساكنين فيها مع تواقيع الطلبة عليها.
5-    تقوم لجنة استقبال الطلبة بإصدار هويات (للطلبة الساكنين) في الاقسام الداخلية محددين فيها, رقم الهوية-اسم الطالب-المحافظة-المرحلة الدراسية-القسم /الاختصاص- رقم البناية-رقم الغرفة- تاريخ الاصدار-تاريخ النفاذ-صورة شخصية للطالب-مع توقيع السيد مدير قسم ادارة الطلبة.

ثالثاً : وحدة المخازن :

1. تهيئة المخازن وترتيبها وتنظيفها وخزن كافة المواد المخزنية في الاماكن المخصصة لها مع مراعاة شروط السلامة فيها.
2. الأشتراك بلجنة استقبال الطلبة ولجنة جرد الموجودات الثابتة في شعبة اسكان الطلبة والتوقيع على براءة الذمة للطلبة.
3. توزيع استمارة جرد موجودات الغرفة في الاقسام الداخلية على طلبة الاقسام الداخلية وبالتنسيق مع مسؤول وحدة الادارة والاسكان والوجبات المسائية, تسجل فيها كافة محتويات كل غرفة من غرف البنايات التي يسكن بها الطلبة ويقوم الطلبة بالتوقيع على استمارة خاصة بالذمة المرفقة مع استمارة جرد الموجودات يتعهد بموجبها طلبة كل غرفة بتحمل كافة الأضرار التي تحدث في غرفهم ويكونون مسؤولون بدفع غرامات مالية الى القسم المالي ازاء كل ضرر او تلف بمحتويات الغرفة.
4. الإشتراك بلجنة تغريم الطلبة, يتم تشكيل هذه اللجنة قبل نهاية كل عام دراسي, حيث يتم تسجيل كافة الأضرار التي الحقها الطلبة في غرفهم وتغريم الطلبة والموقعة من قبلهم, ثم تقوم اللجنة بتقييم مبالغ اضرار كل غرفة من غرف بنايات الاقسام الداخلية ومن ثم تقسيم المبلغ على عدد الطلبة في كل غرفة, وتقوم اللجنة باعداد قائمة باسماء الطلبة المشمولين بالتغريم مع ارقام غرفهم والمرحلة الدراسية ورقم البناية واختصاصاتهم ومحافظاتهم واخيرا يتم إرسالها الى القسم المالي, الذي يقوم بدوره بإستحصال المبالغ المترتبة على الطلبة ويتم تزويد شعبة الاسكان بنسخة من قائمة الطلبة المشمولين بالتغريم, ولن يتم توقيع براءة الذمة لأي طالب من قبل شعبة الاسكان  الإ بعد تسديده للمستحقات المالية المترتبة عليه, حيث يقوم القسم المالي بالتوقيع والختم على براءة الذمة للطالب ثم تقوم شعبة الاسكان وفقاً لهذا الأجراء بالتوقيع على براءة الذمة للطالب من قبل السيد مسؤول الشعبة او مسؤول وحدة المخازن او مسؤول وحدة الادارة والاسكان.
5. اعداد سجل الموجودات الخاص بشعبة الاسكان, حيث يبين كافة الموجودات في الشعبة مع اعدادها واماكن تواجدها وتفاصيل كل مادة ومدى صلاحيتها للعمل, كما تقوم الوحدة باعداد اضابير تخص (طلبيات الشراء-  مناقلات داخلية- مناقلات خارجية- الصادر- الوارد- المشتريات- الشطب- الجرد ) ويتم حفظ كافة هذه الاوليات فيها.

رابعاً : وحدة الخدمات :

1. الاشتراك بلجنة استقبال الطلبة وبلجنة الجرد السنوي الخاص بشعبة الإسكان وبالتنسيق مع مسؤول الشعبة و وحدة  الادارة والاسكان و وحدة المخازن.
2. متابعة عمل منظومة الكاميرات الرئيسية وعلى الإذاعة المركزية الموزعة في اروقة الاقسام الداخلية واجراء الصيانة الممكنة والدورية على ملحقاتها, والقيام بعمليات المراقبة والتسجيل والبرمجة (تحويل صيغ الفيديو المسجلة وطبعها على الأقراص وطبع الصور ).
3. العمل على الحاسبات الإلكترونية الموجودة في شعبة الاسكان واجراء الصيانة لها (سوفت وير–هارد وير ), حيث يقوم مسؤول وحدة الخدمات بالرد على المخاطبات الرسيمة عن طريق طباعة المذكرات الداخلية والكتب الرسمية التي تستوجب ذلك, وكذلك القيام بعملية إدخال البيانات الإلكترونية لمنتسبي الشعبة والبيانات الالكترونية لطلبة الأسكان.
4. توجيه الكوادر الفنية في شعبة الاسكان للقيام بإعمال الصيانة والفحص والتصليح في حال وجود اعطال ممكنة التصليح داخل الشعبة, حيث يقوم بالأشراف على عمليات الصيانة الكهربائية وفحص غرف الطلبة والسخانات والبرادات واجهزة التبريد والثلاجات والمجمدات لمعرفة مدى صلاحية المواد وبالتنسيق مع وحدة المخازن, وكذلك الإشراف ومتابعة كافة اعمال التأسيسات الصحية في بنايات الشعبة والمجمعات الصحية.
5. متابعة توفير الغاز لطلبة الأقسام الداخلية, بالإضافة الى متابعة اعمال التنظيف في الأقسام الداخلية.
6. متابعة سجل الحضور اليومي لطلاب الاقسام الداخلية .