الهدف : 
توفير مستلزمات الدراسة في المعهد كل من (المناهج النظرية , العملية , القاعات الدراسية وملحقاتها , المراسم وملحقاتها) ومتابعة عملية تحديث المناهج  بالتعاون مع معاهد التدريب النفطي واجراء الامتحانات والاشراف على اعمال اللجان المشكلة من الاقسام العلمية والخدمية واستخراج النتائج ودعم الطلبة وحثهم على الاستفادة من المكتبة العلمية .

مهام وواجبات القسم :

أولاً شعبة المناهج : 
متابعة عملية تحديث المناهج بالتعاون مع الاقسام وفق الية التحديث المتفق عليها مع المعاهد والمصادق عليها من قبل مجلس الامناء .

1. تهيئة ورقة عمل للمادة او الاختصاص المحدث تتضمن الخطة العامة والتفصيلية المقترحة لغرض عرضها على لجنة مختصة مشكلة من قبل ممثلي المعاهد النفطية والشركات والجهات والجامعات ذات العلاقة وتحفظ في اضبارتي التحديث (مادة ، اختصاص). 
2. طبع ملزمة جديدة خاصة بالتدريب العملي المنهجي يتم ذلك من خلال مصادقة مجالس الاقسام الفنية لغرض البت النهائي باعتمادها وتحفظ في اضبارة القسم المعني.
3. اصدار ملزمة خاصة بالمنهاج النظري لاي مادة دراسية.
4. تثبيت اسماء اللجان المختصة في الاعداد والتقييم وسنة الاصدار على واجهة الملزمة.
5. احتساب اجور اتعاب لجان الاعداد والترجمة والتقييم بموجب التعليمات الواردة من دائرة التدريب والتطوير.
6. اصدار جدول الدروس الاسبوعي للمرحلتين الاولى والثانية.
7. اعداد جدول توزيع التدريب العملي لكل قسم واختصاص.
8. اعـداد دليل الخــطط الـدراسية.
9. اعداد الخطة التفصيلية للمنهج النظري الذي يوضع فيه عدد الاسابيع الفعلية للمدرس.
10. متابعة تنفيذ الخطة التفصيلية للدروس النظرية مع الاقسام التعليمية .
11. متابعة تنفيذ نسب الانجاز للمفردات الدراسية .
12. اعـــــداد التقارير الشهرية والسنــــــــــوية وخطة المعهد.
13. استلام المخاطبات الرسمية مع دائرة التـــــــدريـــــب والتـــــــطوير والمـــــــعاهد.
14. استلام المخاطبات الرسمية مع الاقسام التعليمية.
15. معالجة متعلقات ضوابط التأليف والتـــــرجمة كاحتساب اجور اتعاب ترجمة واعداد ملازم وضوابط الصفحة القياسية وغيرها.
16. احتساب اجور اتعاب المحاضرين واعمال الاعداد والتأليف والترجمة وتقييم وحضور اجتماعات اللجنة المنبثقة عنها وفق الضوابط والتعليمات ومخاطبة القسم المالي بذلك .

ثانياً شعبة الامتحانات : 
تقوم بتنفيذ الامتحانات وحسب التقويم الوارد من دائرة التدريب والتطوير والامتحانات النهائية المركزية بدوريها الاول والثاني لطلبة المعهد من خلال الوحدات التابعة لها:- 

1. إعداد وارسال طلبات ترشيح المنتسبين للجان الامتحانية الى الأقسام وبعد ورود الاجابة تنظم الترشيحات الواردة حسب اللجان وبأشراف من قبل مدير المعهد/ رئيس اللجنة العليا للامتحانات (لاختيار العناصر الكفوءة), وإصدار الأوامر الإدارية الخاصة .
2. توزيع الأوامر الأدارية والاعمام إلى الأقسام التعليمية والأقسام الأخرى 
3. اصدار الاعمامات المطلوبة لتنفيذ الامتحانات والاعمامات الخاصة عن بدء الامتحانات ومواعيد امتحانات ( الرسم الهندسي، ومادة العملي المنهجي، ...الخ) من قبل مدير المعهد رئيس اللجنة العليا للامتحانات .
4. إعداد واعلان جدول الامتحانات النهائية حيث تنظم نسخة من الجدول المقترح وتوزع على الأقسام لإبداء ملاحظاتهم وبعد ورود الإجابات يتم توحيدها وتعديل الجدول بما ينسجم مع متطلبات العمل من حيث كون بعض المواد الدراسية مشتركة بين الاختصاصات المختلفة, وبعدها يتم توزيع جدول الامتحانات بعد المصادقة عليه من قبل مدير المعهد رئيس اللجنة العليا للامتحانات وإرساله إلى الأقسام التعليمية ويعلق في لوحة الإعلانات لغرض متابعة الطلبة لجدول الامتحانات وتسجيل المواد) .
5. تهيئة المراقبين للقاعات الامتحانية بالتنسيق مع الأقسام التعليمية وحسب الاعداد المقررة لكل قسم ضمن اعمال تهيئة الامتحانات  حيث يتم استلام ترشيحات الأقسام من المراقبين وينظم جدول المراقبات لكل مراقب حسب ايام الامتحانات وتوزيعها على الأقسام والشعب ذات العلاقة لغرض تنفيذ المراقبات وتهيئة وتوفير الاحتياط اللازم عند عدم تواجد بعض المراقبين لاي سبب طارئ للمراقب يحدث أثناء الامتحانات, حيث يتم اعداد جدول المراقبات .
6. اعداد مخطط توزيع الطلبة على القاعات الامتحانية .
7. تنظيم استمارة حضور الطلبة لاداء الامتحانات واستمارة الطلبة الغائبون في الامتحانات  وتوزيعها على القاعات الامتحانية لكل يوم فيه امتحان.
8. تنظيم ورقة الإحالة إلى الطبابة وتسليمها الى لجنة الاحالة وتنظيم سجل للإحالة وإرسال ورقة الإحالة الى الطبابة لتثبيت ملاحظاتهم عليها وإعادتها الى اللجنة الامتحانية.
9. اعداد التوصيات والتعليمات الامتحانية وتوزيعها على الأقسام التعليمية ولوحة الإعلانات لغرض اطلاع الطلبة على التعليمات الامتحانية قبل المشاركة في الامتحانات. 
10. تهيئة استمارة إعداد الأسئلة  وتوزيعها على التدريسين بعد تدقيقها مع المظاريف الخاصة بها  الى اللجنة الامتحانية من قبل مدراء الأقسام التعليمية  ثم إلى رئيس اللجنة العليا للامتحانات ويتم لاحقا اختيار النماذج المطلوبة من قبل رئيس اللجنة العليا للامتحانات او وكيــــــل رئيــــــس اللجنة العليا . 
11. بعد اختيار نماذج الاسئلة تختم بختم اللجنة العليا للامتحانات ثم يتم تسليمها الى لجنة تهيئة وتنفيذ الامتحانات وتوزع حسب جدول الامتحانات ويتم سحب الاسئلة حسب الاعداد المقررة وحسب القاعات الامتحانية بعد اكمال نماذج المظاريف المعدة لهذا الغرض وبشكل سري.
12. تنظم إحصائية بالمراقبات المنفذة من قبل المراقبين إثناء الامتحانات .
13. اصدار الاوامر الادارية والخاصة بتكليف التدريسيين بوضع الاسئلة الامتحانية والتصحيح للاختصاصات الملغية للطلبة المرقنة قيودهم للسنوات السابقة . 
14. تنظيم استمارة استلام وتسليم الدفاتر الامتحانية، يحصى بها عدد الدفاتر المطلوبة والمستلم والاحتياط.
15. اعداد الإحصائيات اللازمة عن أعداد الطلبة المشاركين ونسب النجاح والرسوب والمعيدين والمؤجلين والغائبين عن الامتحانات وكذلك  تنظم إحصائية بنتائج الامتحانات للدور الثاني .
16. تنظيم قوائم باسماء الطلبة المشمولين بالامتحانات المركزية.
17. اعلان وتنفيذ تعليمات وزارة التعليم العالي والبحث العلمي واوامر العبور (التحميل ) واجراء الامتحانات التكميلية في حالة صدورها من التعليم العالي والبحث العلمي.
18. اعداد التقرير الشهري والسنوي . 

ثالثاً وحدة المكتبة العامة :

1. التزويد : يقصد بها ايصال المطبوع الى المكتبة ويتم ذلك عن طريق ( شراء – تبادل – اهداء ) بعد ان يتم اختيار المطبوع من قبل اشخاص ذوي كفاءة ومعرفة واختصاص .
2. التصنيف : من اجل سهولة الوصول الى المادة المطلوبة يتم تصنيف المطبوعات حسب احد انظمة التصنيف العالمية المعروفة واحيانا يتم اللجوء الى تصنيف معين وحسب ما تراه ادارة المكتبة مناسبا وبصورة عامة فان مكتبة المعهد مصنفة موضوعيا اي حسب المواضيع .
3. الاعارة : تتم عملية الاعارة للمطبوعات الموجودة في المكتبة عن طريق تنظيم هوية خاصة بالإعارة.
4. وضع إرشادات خاصة تتضمن عدة تعليمات وامور تنظيمية خاصة بها مثل الاستعارة والغرامات وغيرها.
5. تقوم بتوفير المعلومات السمعية والمرئية  تمتاز  بامكانية توفير اعداد هائلة من الكتب والمجلات وغيرها الكترونياً وبصورة تفوق نظيرتها الاعتيادية بمرات كثيرة وامكانية نشرها والاستفادة منها كبيرة جدا كما يمكن نشر انتاج المعهد الفكري والعلمي عن طريق شبكة (network) أو (Internet).

رابعاً وحدة سلامة اللغة العربية :

1. القيام بإجراءات الحفاظ على سلامة اللغة العربية عملاً بالمادة (8) من قانون سلامة اللغة العربية رقم (64) لسنة 1977.
2. تصحيح وتنقيح الاخطاء اللغوية الواردة في مطبوعات المعهد من الكتب المنهجية وخصوصاً في مطبوعات (الملازم) للدروس العلمية .
3. تدقيق المنشورات الجدارية (الملصقات والاعلانات) لغوياً.
4. اعداد كراسات دورية في الاخطاء اللغوية.
5. متابعة النشاطات والفعاليات ومواعيد اقامة دورات تقوية اللغة العربية .