الهدف: ان الهدف الرئيسي لشعبة شؤون المواطنين أستقبال شكاوى المواطنين بجميع شرائحهم من( مراجعين ,أولياء الامور الطلبة ,الموظفين ) لتقديم الرعاية وتحرص على استثمار الاليات العلمية والتقنية لتعزيز العلاقة بين المواطن والمعهد .

المهام الرئيسية لشعبة شؤون المواطنين :-

1. تقديم العون في الإجابة على الأسئلة وتسهيل العقبات والتواصل المستمر مع المواطنين بالتعاون مع كافة الأقسام
2. الاتصال المباشر والمستمر مع جميع الجهات ذات العلاقة التي تخص الطلبات وانجازها بالسرعة الممكنة.
3. استقبال المواطنين والاصغاء الى شكواهم وتوجيههم الى الجهات التي تخص طلباتهم .
4. المشاركة في اللجان والمؤتمرات والندوات وورش العمل كلما امكن ذلك.

اولاً/ وحدة حكومة المواطن الالكترونية /الموقع الرسمي :-

1. اجراءات تصميم وتحديث صفحات موقع المعهد بصفحتيه العربيه والانكليزية واي تصميم ملحق لقسم او شعبة معينة وربط صفحاتها المستحدثة بموقع المعهد مثلا رابط الاعلام ومجلة المعارف النفطية ونشر الاعلانات التي  تخص قسم ادارة الطلبة والمشتريات الخارجية والمناقصات الخاصة.
2.  متابعة  موقع حكومة المواطن الالكترونية بعد تزويدنا بـ(User name & password) المرتبط بالأمان العامة لمجلس الوزراء يتم من خلاله ملء استمارة خاصة بطلب او شكوى او تظلم او مقترح او شكر  ويتم متابعته من قبل شعبة شؤون المواطنين  بعد استلامه يتم تحويل الطلب بصيغة ورقية الى وحدة الشكاوى والبلاغات لمتابعة الموضوع المطلوب .

ثانياً/ وحدة الادخال والارشفة الالكترونية :-

1. استلام البريد الوارد وتقديمه الى مسؤول الشعبة للاطلاع والتوجيه ثم يرسل الى الجهات المعنية ويقوم بعدها   بالتصنيف والحفظ في الاضابير الخاصة وحسب العائدية وكذلك فيما يخص البريد الصادر من الشعبة.
2. استلام الاوامر الادارية الخاصة (اللجان, كتب الشكر, العقوبات, ....الخ) وعرضها على مسؤول الشعبة ومن ثم على منتسبي الشعبة.
3. يقوم بالاعمال الادارية العامة من طباعة واستنساخ وترتيب الاضابير الخاصة بالشعبة, وكذلك متابعة توفير مستلزمات الشعبة من القرطاسية واللوازم الاخرى.

5. ارشفة البريد الوارد والصادر من خلال برامج Excel

ثالثاً/ وحدة  المفاتحات والمخاطبات /البريد الالكتروني :_-

1. اجراءات استلام وارسال البريد الالكتروني من والى كافة الوزارات وجميع الشركات النفطية والدوائر الحكومية بالشكل الذي يخدم ديمومة العمل الوظيفي, وتسجيل البريد الالكتروني الصادر والوارد في نظام ارشفة الكترونية خاص بالبريد الالكتروني
2. عند استلام اي بريد تقوم الوحدة بتحويله مباشرة الى مكتب مدير المعهد بعد ختمه و تسجيله في سجل وارد الايميل الخاص بالوحدة.       
3. لإرسال اي بريد الكتروني تقوم الجهة المعنية بتقديم الكتب المطلوب ارسالها الى السيد مدير المعهد للحصول على الموافقة بالأرسال وبعد موافقته يَحول الى الوحدة مباشرة لإرسالها، ويتم تسجيل ذلك في السجل صادر الايميل  بعد ختمه واخذ صورة رقمية للكتاب لغرض ارساله .

رابعاً/ وحدة خط المواطن / الشكاوى والبلاغات :-

1. يقوم مسؤول الوحدة بمتابعة وفتح صناديق الشكاوى ( الموجودة في مدخل بناية الادارة السابقة وبناية القسم الفني) في المعهد بصورة دورية كل شهر وفق نمــــــــــوذج طـــــــرح الشكــاوى من قبل منتسبي وطلبة المعهد بالإضافة الى استقبال البلاغات بصورة مباشرة بواسطة البريد العادي او الالكتروني complaint@bagoti.edu.iq وكذلك متابعة موقع حكومة المواطن الالكترونية .
2. تقوم بتحليل الشكاوى والبلاغات ومفاتحة الجهة المشكو منها لطلب الاوليات الخاصة بالموضوع .
3. بعد التوصل الى قرار تقوم الوحدة بأعداد تقرير شكاوى ويرفع الى مدير المعهد للمصادقة عليه وترسل نسخة منه الى شعبة الجودة  والتقييم المؤسسي لغرض المتابعة والتحليل والتحسين .

تقوم الوحدة بأعلام جهة الشكوى والجهات ذات العلاقة بالتوصيات والحلول التي توصلت اليها الوحدة بعد دراسة الشكوى .

خامساً/ وحدة حقوق الانسان ورعاية ذوي الاحتياجات الخاصة :-

1. محاضرات و ورش وندوات تعريفية الكترونية بحقوق الانسان عبر شاشات العرض.
2. متابعة اصدارات القوانين والانظمة والتعليمات الخاصة بحقوق الانسان.
3. المتابعة والتواصل مع مسؤولي حقوق الانسان في الوزارة والاخذ بكافة التعليمات والتوجيهات العليا الصادرة بخصوص الموضوع .
4. استقبال الاشخاص ذوي الاعاقة من المراجعين في الاستعلامات لتقديم العون والمساعدة لتسهيل تفهم وانجاز معاملاتهم .
5. متابعة تنفيذ فقرات مدونه البناء العراقية الخاصة بالأشخاص ذوي الإعاقة من توافر المنحدرات والممرات والمرافق الصحية المناسبة والمقابض في جميع البنايات التابعة للمعهد ورفع الحواجز المادية التي تكون عائقاً لحركتهم .
6. تقديم الدعم والاسناد في اقامة الندوات والمؤتمرات للتعريف بحقوق الاشخاص ذوي الاعاقة التي نصت عليها الاتفاقية الدولية للأشخاص ذوي الاعاقة لسنة 2006 التي صادق عليها العراق وقانون رعاية ذوي الاعاقة والاحتياجات الخاصة رقم (38) لسنة 2013.